Obligaciones del AMPA: fiscales, de protección de datos y seguros

Un AMPA, como cualquier asociación, tiene obligaciones aunque no tenga ánimo de lucro. Se agrupan en cuatro bloques: registrales (mantener los datos al día en el registro y renovar la junta), fiscales (NIF y, según la actividad, Impuesto de Sociedades, IVA o declaraciones informativas —la mayoría de AMPAs pequeñas tienen obligaciones mínimas, pero hay que comprobarlo—), de protección de datos (RGPD: datos de familias y menores, consentimiento de imágenes, cuidado con WhatsApp) y de seguros (responsabilidad civil para las actividades).

1. Obligaciones registrales y de funcionamiento

Son las que derivan de ser una asociación en regla y de cumplir tus propios estatutos. No suelen implicar dinero, pero sí constancia: son la base que mantiene "viva" a la asociación frente a la Administración y frente a las propias familias. Descuidarlas es el error más silencioso, porque no pasa nada… hasta que necesitas firmar un convenio, pedir una subvención o acreditar quién manda en la asociación y descubres que el registro tiene una junta caducada.

• Asamblea general anual. Al menos una vez al año la asamblea de socios debe aprobar las cuentas y el plan de actividades. Es el órgano soberano de la asociación.
• Actas. Las decisiones de la asamblea y de la junta directiva se recogen en actas firmadas, que se archivan en el libro de actas.
• Renovación de la junta. Cuando cambia la junta directiva (o cuando lo marcan los estatutos), hay que comunicar la nueva composición al registro de asociaciones. Un registro con una junta caducada da problemas para firmar, cobrar subvenciones o abrir cuentas.
• Libros de socios y de cuentas. Mantén al día el libro de socios (altas y bajas) y una contabilidad ordenada de ingresos y gastos, por sencilla que sea.

2. Obligaciones fiscales

Aquí es donde más miedo se le tiene, y donde más conviene ser prudente. Que una asociación no tenga ánimo de lucro no significa que esté exenta de todo automáticamente. Lo esencial:

• NIF. Toda asociación necesita su NIF para operar. Es el punto de partida (lo explicamos en la guía de creación del AMPA).
• Impuesto de Sociedades (IS). Las asociaciones sin declaración de utilidad pública están parcialmente exentas. Muchas AMPAs pequeñas no están obligadas a declarar si cumplen los tres requisitos de la exención del artículo 124.3 de la Ley del Impuesto de Sociedades: que los ingresos totales no superen los 75.000 € al año, que las rentas no exentas no superen los 2.000 € al año, y que todas esas rentas no exentas estén sometidas a retención. Si no se cumplen los tres, hay que declarar. Tómatelo como orientación: los umbrales y su interpretación conviene confirmarlos con un asesor.
• IVA. Las cuotas de socios suelen estar exentas, pero determinadas actividades —por ejemplo la venta de productos o algunas extraescolares— pueden estar sujetas a IVA. No todo lo que hace el AMPA recibe el mismo trato.
• Declaraciones informativas. Si el AMPA realiza operaciones con un mismo proveedor por más de 3.005,06 € al año, puede tener que presentar el modelo 347. Y si paga retenciones (por ejemplo a monitores), otras declaraciones asociadas.

La recomendación práctica es clara: consulta con un gestor el primer año. Una vez sabes qué te aplica y qué no, el mantenimiento posterior es sencillo; el riesgo está en dar por hecho que "como no tenemos beneficios, no hay nada que hacer".

3. Protección de datos (RGPD)

El AMPA maneja datos personales de familias y, sobre todo, de menores, así que el RGPD y la LOPDGDD le aplican de lleno. Los puntos que más importan:

• Base jurídica. Cada tratamiento de datos necesita una base legal (el consentimiento, la relación de socio, una obligación legal…). Informa a las familias de qué datos recoges y para qué.
• Datos de menores. Son datos especialmente sensibles. Trátalos con cuidado y minimiza: recoge solo lo necesario.
• Consentimiento explícito para imágenes. Publicar fotos o vídeos de los niños exige consentimiento expreso de los padres o tutores, preferiblemente por escrito y para usos concretos.
• No publiques listas con datos. Difundir listados de socios, teléfonos, notas o cualquier dato personal por canales abiertos es una fuga de datos.
• Encargados de tratamiento. Si usas herramientas externas para gestionar datos de las familias, debes tener claro que actúan como encargados de tratamiento y que ofrecen garantías.
• El problema de los grupos de WhatsApp. Un grupo con los teléfonos de todas las familias expone datos personales de unos a otros y se descontrola con facilidad.

Precisamente por esto, usar herramientas hechas para AMPAs como tribi ayuda: los avisos, las inscripciones y los pagos se gestionan sin exponer los teléfonos ni los datos personales de las familias entre sí, y con el consentimiento y la trazabilidad como parte del propio flujo, en lugar de un grupo abierto donde todo el mundo ve el número de todos.

4. Seguros

En cuanto el AMPA organiza actividades —una fiesta, una excursión, extraescolares— aparece la responsabilidad por posibles daños. La cobertura clave es el seguro de responsabilidad civil (RC):

• Cubre los daños a terceros durante eventos y actividades organizadas por la asociación.
• A menudo el ayuntamiento o el colegio lo exigen como condición para ceder espacios (el gimnasio, el patio, un local municipal).
• Las federaciones de AMPAs ofrecen pólizas colectivas a mejor precio que la contratación individual: una razón más para federarse.
• Si contratas monitores o empresas para las extraescolares, comprueba que ellos tienen su propio seguro y, según el caso, un seguro de accidentes para los participantes.

La regla práctica es sencilla: antes de cada actividad con público, pregúntate qué pasa si alguien se hace daño o se rompe algo, y confirma que hay una póliza que lo cubre. Un evento sin seguro puede convertir un percance menor en un problema económico para las personas de la junta.

5. Checklist anual del AMPA

Para que no se te pase nada, este es un calendario orientativo de las obligaciones a lo largo del curso. Adáptalo a tus estatutos y a tu comunidad autónoma:

Ninguno de estos bloques es especialmente complicado por separado; lo que agota a las juntas es descubrirlos tarde. Si mantienes los datos al día, compruebas tus obligaciones fiscales una vez, pides los consentimientos de forma sistemática y tienes un seguro, el AMPA funciona tranquilo y la siguiente junta lo hereda en orden.